KI-Notizgeräte versprechen, Gespräche automatisch aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. Doch darf man solche Geräte einfach einschalten? Und welche Regeln gelten, wenn eine künstliche Intelligenz anschließend das Gespräch auswertet? Wir erklären, worauf Sie bei der privaten Nutzung achten sollten.

1. Was sind KI-Notizgeräte und wie funktionieren sie?

Ein Gespräch führen, anschließend auf einen Knopf drücken und wenige Augenblicke später eine Zusammenfassung erhalten: Genau das versprechen moderne KI-Notizgeräte. Die kleinen Geräte können beispielsweise auf dem Tisch liegen, an der Kleidung befestigt oder mit einem Smartphone verbunden werden. Sie zeichnen Gespräche auf und erstellen daraus mithilfe künstlicher Intelligenz Transkripte, Zusammenfassungen oder Aufgabenlisten.

Das klingt praktisch. Schließlich muss man sich nicht mehr selbst alles merken oder während eines Gesprächs mitschreiben. Allerdings geschieht dabei rechtlich mehr, als auf den ersten Blick erkennbar ist: Zunächst wird ein Gespräch aufgenommen. Anschließend wird die Aufnahme möglicherweise an einen externen Anbieter übertragen, dort verarbeitet und gespeichert.

Für diese einzelnen Schritte gelten unterschiedliche rechtliche Anforderungen.

2. Darf ich Gespräche mit einem KI-Notizgerät aufnehmen?

Die wichtigste Vorschrift für Privatpersonen ist zunächst nicht die DSGVO, sondern § 201 Strafgesetzbuch (StGB).
Danach macht sich grundsätzlich strafbar, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen aufzeichnet.

Entscheidend ist also, ob eine Aufnahme befugt erfolgt. Die Einwilligung der Gesprächsteilnehmer ist hierfür der praktisch wichtigste Weg.

Beispiel: Ein Abendessen mit Freunden

Sie sitzen mit mehreren Freunden zusammen und möchten das Gespräch aufzeichnen, um später eine KI-Zusammenfassung zu erstellen. Auch wenn es sich um eine rein private Unterhaltung handelt, dürfen Sie das Gespräch nicht einfach heimlich aufnehmen.

Dass Sie selbst an der Unterhaltung teilnehmen, ändert daran nichts. § 201 StGB schützt gerade auch Gespräche, an denen der Aufnehmende beteiligt ist. Deshalb sollten Sie vor Beginn der Aufnahme alle Beteiligten fragen, ob sie damit einverstanden sind.

Reicht es, wenn das Gerät sichtbar auf dem Tisch liegt?

Nein, jedenfalls nicht ohne Weiteres.

Ein sichtbares KI-Notizgerät bedeutet noch nicht, dass alle Gesprächsteilnehmer wissen, dass gerade eine Tonaufnahme erfolgt. Selbst wenn die Aufnahmefunktion bekannt ist, folgt daraus nicht automatisch eine Zustimmung.

Unsere Empfehlung: Informieren Sie vor Beginn des Gesprächs ausdrücklich darüber, dass eine Aufnahme erfolgen soll und anschließend eine KI-gestützte Transkription oder Zusammenfassung erstellt wird.

Stimmt auch nur eine einzelne Person nicht zu, sollte die Aufnahme unterbleiben.

Dabei ist auch wichtig: Eine Zustimmung zur Aufnahme bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Beteiligten zugleich mit jeder späteren Verwendung oder Veröffentlichung des Gesprächs einverstanden sind.

3. Gilt die DSGVO auch für private Gesprächsaufnahmen?

Hier wird es rechtlich etwas komplizierter. Grundsätzlich können Tonaufnahmen personenbezogene Daten enthalten. Das gilt beispielsweise dann, wenn die Stimmen der Gesprächsteilnehmer erkennbar sind oder sich aus dem Gespräch Rückschlüsse auf bestimmte Personen ziehen lassen. Auch Transkripte und KI-Zusammenfassungen können personenbezogene Daten enthalten und damit grundsätzlich die Anwendung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eröffnen.

Allerdings sieht Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO eine wichtige Ausnahme vor: Die Verordnung gilt nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten.

Diese Regelung wird als Haushaltsausnahme bezeichnet.

Beispiel: Ein privates Familiengespräch

Sie möchten ein Gespräch mit Ihren Eltern über die Familiengeschichte aufnehmen, um die Erinnerungen später für sich selbst festzuhalten. Eine solche Nutzung kann unter die Haushaltsausnahme fallen, wenn die Verarbeitung tatsächlich auf den persönlichen oder familiären Bereich beschränkt bleibt.

Das bedeutet: Für Ihre eigene Verarbeitung der Daten wäre die DSGVO dann nicht anwendbar.

Aber Vorsicht: Daraus folgt nicht, dass Sie das Gespräch ohne Zustimmung aufnehmen dürfen. § 201 StGB gilt unabhängig davon, ob die DSGVO anwendbar ist.

Wo endet die Haushaltsausnahme?

Nicht jede Tätigkeit einer Privatperson ist automatisch eine ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeit.
Der Europäische Gerichtshof legt die Haushaltsausnahme seit Langem eng aus. Das zeigen beispielsweise seine Entscheidungen zur privaten Videoüberwachung, die auch einen Teil eines öffentlichen Weges erfasst, (Ryneš, C-212/13), zur gemeinschaftlich organisierten Datenerhebung der Zeugen Jehovas (Jehovan todistajat, C-25/17) und zur Veröffentlichung von Videoaufnahmen in den sozialen Medien (Buivids, C-345/17).

Gemeinsam ist diesen Entscheidungen, dass die Grenzen einer rein privaten Datenverarbeitung nicht allein davon abhängen, ob die handelnde Person ein Unternehmen betreibt oder privat handelt. Entscheidend ist, ob die erfassten Daten nur den persönlichen Bereich betreffen und was mit den erfassten Daten passiert. 

Auch der Bundesgerichtshof hat die Reichweite der Haushaltsausnahme mit Beschluss vom 17. September 2026 (I ZR 289/25) erneut dem EuGH zur Klärung vorgelegt. Dabei geht es unter anderem um die Frage, wie ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten abzugrenzen sind. Konkret hatte eine Tochter in ihrer Küche eine Videokamera installiert, weil sie ihre Mutter des Diebstahls verdächtigte. Diese Videoaufnahmen übergab sie dann später der Polizei.
Eine abschließende Antwort des EuGH auf diese Vorlage steht noch aus.

Für KI-Notizgeräte bedeutet das: Ob die DSGVO bei einer privaten Nutzung anwendbar ist, lässt sich nicht allein anhand des Geräts oder der Tatsache beantworten, dass es von einer Privatperson verwendet wird. Entscheidend sind der konkrete Zweck und die Umstände der Datenverarbeitung.

4. Was passiert, wenn die Aufnahme von einer KI ausgewertet wird?

Viele KI-Notizgeräte verarbeiten die Aufnahmen nicht ausschließlich auf dem Gerät selbst. Stattdessen werden die Audiodateien an Server des jeweiligen Anbieters übertragen. Dort können sie transkribiert, analysiert und zu einer Zusammenfassung verarbeitet werden.

Ob und in welchem Umfang dies geschieht, hängt vom jeweiligen Produkt und den gewählten Einstellungen ab.
Damit stellen sich weitere Fragen:

  • Wo werden die Aufnahmen gespeichert?
  • Wer kann auf die Aufnahmen und Transkripte zugreifen?
  • Wie lange bleiben die Daten gespeichert?
  • Werden die Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet?
  • Erfolgt die Verarbeitung innerhalb der EU oder auch in Drittstaaten?

Diese Fragen sind gerade dann wichtig, wenn Gespräche vertrauliche oder besonders persönliche Informationen enthalten.

Gilt die Haushaltsausnahme auch für den KI-Anbieter?

Hier muss man unterscheiden.

Selbst wenn die Aufnahme durch eine Privatperson unter die Haushaltsausnahme fällt, bedeutet das nicht, dass auch der Anbieter des KI-Dienstes von der DSGVO ausgenommen ist. Der Anbieter verarbeitet die Daten im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit. Für diese Verarbeitung muss er die datenschutzrechtlichen Anforderungen eigenständig erfüllen.

Das ist ein wichtiger Unterschied: Die private Nutzung eines KI-Notizgeräts macht die Datenverarbeitung durch den Anbieter nicht automatisch zu einer privaten Tätigkeit.

Umgekehrt führt die Einschaltung eines externen KI-Dienstes nicht zwangsläufig dazu, dass bereits die gesamte Verarbeitung durch die Privatperson aus der Haushaltsausnahme herausfällt. Die rechtliche Bewertung muss für die jeweiligen Verarbeitungsvorgänge differenziert erfolgen.

Wer ein solches Gerät verwendet, sollte sich deshalb vorab mit den Datenschutzhinweisen und Einstellungen des Anbieters beschäftigen.

5. Darf ich ein KI-Notizgerät bei einem beruflichen Gespräch verwenden?

Bei der beruflichen Nutzung ist besondere Vorsicht geboten.

Beispiel: Eine Besprechung mit Kollegen

Sie möchten ein Meeting aufzeichnen, damit die KI anschließend ein Protokoll erstellt. Auch hier gilt zunächst § 201 StGB. Ein nichtöffentliches Gespräch darf nicht einfach ohne entsprechende Befugnis aufgezeichnet werden.
Zusätzlich ist bei der beruflichen Nutzung regelmäßig die DSGVO zu beachten. Die Haushaltsausnahme hilft hier grundsätzlich nicht weiter.

Für die Verarbeitung der Gesprächsdaten wird deshalb eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage benötigt. Welche Rechtsgrundlage in Betracht kommt, hängt von den Umständen ab. Eine Einwilligung könnte  im Beschäftigungsverhältnis wegen möglicher Abhängigkeitsverhältnisse problematisch sein und muss im Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Hinzu kommen weitere Anforderungen, beispielsweise hinsichtlich der Information der Gesprächsteilnehmer, der Auswahl des KI-Anbieters, der Datensicherheit und der Löschung.

Werden vertrauliche Geschäftsgeheimnisse, Mandantendaten oder Gesundheitsdaten besprochen, können zusätzliche Schutzpflichten bestehen.
Ein KI-Notizgerät sollte deshalb im beruflichen Umfeld nicht ohne vorherige genaue Prüfung eingesetzt werden.

6. Darf ich ein KI-Notizgerät bei Kongressen, Vorträgen oder Diskussionsrunden verwenden?

Besonders praktisch erscheinen KI-Notizgeräte bei Kongressen, Fachvorträgen oder Podiumsdiskussionen. Statt selbst mitzuschreiben, könnte man die Veranstaltung aufzeichnen und sich anschließend von der KI eine Zusammenfassung erstellen lassen.

Aber ist das überhaupt erlaubt? Schließlich kann man bei einer Veranstaltung mit 200 Teilnehmern kaum jeden Einzelnen vorher um Erlaubnis bitten. Und was passiert, wenn jemand aus dem Publikum eine Frage stellt?

Entscheidend ist zunächst, ob es sich um eine öffentliche oder nichtöffentliche Veranstaltung handelt. § 201 StGB schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort. Bei einem öffentlich zugänglichen Vortrag, der sich an einen größeren, nicht persönlich abgegrenzten Teilnehmerkreis richtet, kann dieser strafrechtliche Schutz deshalb entfallen. Eine Einwilligung sämtlicher Zuhörer ist dann nicht schon wegen § 201 StGB erforderlich.

Anders kann es bei geschlossenen Fachveranstaltungen, internen Tagungen oder vertraulichen Diskussionsrunden aussehen. Hier kommt es auf den Teilnehmerkreis und die konkreten Umstände an. Auch eine Veranstaltung mit vielen Teilnehmern ist nicht automatisch öffentlich.

Was gilt für Fragen aus dem Publikum?

Stellt ein Teilnehmer während eines öffentlichen Vortrags eine Frage, die für alle Anwesenden bestimmt ist, spricht grundsätzlich viel dafür, auch diese Äußerung als öffentlich einzuordnen.

Anders kann es sein, wenn sich während einer Veranstaltung ein vertrauliches Gespräch zwischen einzelnen Teilnehmern entwickelt. Solche Gespräche werden nicht allein dadurch öffentlich, dass sie in einem Kongresszentrum stattfinden. Die Zahl der Teilnehmer allein entscheidet also nicht darüber, ob eine Aufnahme zulässig ist.

Und was sagt die DSGVO?

Auch wenn eine Aufnahme nicht gegen § 201 StGB verstößt, bedeutet das nicht automatisch, dass die anschließende Verarbeitung datenschutzrechtlich zulässig ist. Wer einen Vortrag ausschließlich für persönliche Zwecke aufzeichnet und zusammenfassen lässt, kann sich unter Umständen auf die Haushaltsausnahme berufen.

Erfolgt die Aufzeichnung dagegen für berufliche Zwecke, ist regelmäßig die DSGVO zu beachten. Dann benötigt die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage. Neben einer Einwilligung kann je nach den konkreten Umständen auch ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht kommen. Hierfür müssen allerdings die Interessen und Rechte der betroffenen Personen sorgfältig abgewogen werden.

Bei der Übermittlung an einen externen KI-Anbieter sind außerdem die damit verbundenen Datenschutzrisiken zu berücksichtigen.

Unsere Empfehlung: Klären Sie vor einer Veranstaltung, ob Tonaufnahmen gestattet sind. Viele Veranstalter regeln dies bereits in ihren Teilnahmebedingungen. Ist eine Aufzeichnung erlaubt, sollte das Gerät möglichst nur den eigentlichen Vortrag erfassen. Vertrauliche Gespräche am Rande der Veranstaltung sollten nicht mitgeschnitten werden.
Bei geschlossenen Veranstaltungen oder unklaren Verhältnissen empfiehlt es sich, vorab die Zustimmung des Veranstalters und gegebenenfalls der betroffenen Redner einzuholen. Die Erlaubnis des Veranstalters ersetzt allerdings nicht automatisch eine rechtlich erforderliche Zustimmung der Gesprächsteilnehmer.

7. Worauf sollte ich bei der privaten Nutzung achten?

Wer ein KI-Notizgerät privat verwenden möchte, sollte einige einfache Regeln beachten.

a) Vorher um Zustimmung bitten

Erklären Sie allen Gesprächsteilnehmern, dass das Gespräch aufgezeichnet und anschließend von einer KI ausgewertet werden soll. Beginnen Sie erst mit der Aufnahme, wenn alle Beteiligten zugestimmt haben.

b) Vertrauliche Gespräche besonders schützen

Nicht jedes Gespräch eignet sich für eine Verarbeitung durch einen externen KI-Dienst. Das gilt besonders bei Gesundheitsinformationen, finanziellen Angelegenheiten oder anderen sehr persönlichen Themen.

c) Datenschutzeinstellungen prüfen

Informieren Sie sich darüber, ob die Aufnahmen auf dem Gerät oder in einer Cloud verarbeitet werden, ob eine Verwendung zum KI-Training vorgesehen ist und welche Löschmöglichkeiten bestehen.

d) Aufnahmen nicht unnötig lange aufbewahren

Wenn Sie lediglich eine Zusammenfassung benötigen, sollten Sie prüfen, ob die ursprüngliche Aufnahme anschließend gelöscht werden kann. Beachten Sie dabei auch etwaige Kopien beim Anbieter.

e) Aufnahmen und Zusammenfassungen nicht ungefragt weitergeben

Die Zustimmung zur Aufnahme ist keine pauschale Erlaubnis, das Gespräch später zu veröffentlichen oder an beliebige Dritte weiterzuleiten.

8. Fazit: Praktisch, aber nicht ohne rechtliche Grenzen

KI-Notizgeräte können den Alltag erleichtern. Sie helfen dabei, Gespräche zu dokumentieren, Informationen festzuhalten und umfangreiche Unterhaltungen zusammenzufassen.

Rechtlich sollte man aber zwischen drei Fragen unterscheiden:
Erstens: Darf das Gespräch überhaupt aufgenommen werden? Hier ist insbesondere § 201 StGB zu beachten.
Zweitens: Unterliegt die eigene Verarbeitung der DSGVO oder greift bei einer ausschließlich persönlichen oder familiären Tätigkeit die Haushaltsausnahme?
Drittens: Was geschieht mit den Daten, wenn sie an einen externen KI-Anbieter übermittelt werden?

Gerade bei der Haushaltsausnahme sind noch nicht alle Abgrenzungsfragen abschließend geklärt. Eine pauschale Aussage, dass private KI-Gesprächsaufnahmen stets außerhalb der DSGVO liegen, wäre deshalb zu weitgehend.

Unsere Empfehlung: Holen Sie vor jeder nichtöffentlichen Gesprächsaufnahme die Zustimmung aller Beteiligten ein, informieren Sie über die geplante KI-Auswertung und prüfen Sie, wie der Anbieter mit den Daten umgeht. Dann lassen sich viele rechtliche Risiken bereits im Vorfeld vermeiden.